Demandez à un propriétaire de PME combien il dépense en TI, et la réponse demande souvent un peu de fouille. L'argent se trouve dans une facture Microsoft, quelques abonnements, un portable acheté la semaine où l'ancien a lâché et la dernière facture de soutien technique. Avant de décider quoi budgéter, il faut voir ce que vous dépensez déjà, puis ajouter l'équipement et les projets que ces factures ne montrent pas.
Un calcul de départ :
Le total dépend de la façon dont l'entreprise fonctionne. Un bureau avec des applications infonuagiques simples n'a pas les mêmes besoins que plusieurs sites avec des logiciels spécialisés et de l'équipement qui ne peut pas s'arrêter pendant les heures d'ouverture.
Cinq catégories aident à repérer ce qui manque :
La provision pour imprévus forme une ligne distincte, en dehors des cinq.
Certains services regroupent plusieurs catégories. Si votre entente de soutien inclut la protection des postes, inscrivez le montant une seule fois, là où figure la ligne de facture, et notez ce qu'il couvre. Si un autre service de l'entreprise paie un logiciel, montrez cette répartition pour qu'elle reste visible sans être comptée deux fois.
Pour un premier tour, rassemblez les factures, les relevés de carte, les abonnements, les listes d'équipement et les ententes de soutien. Demandez aux gestionnaires quels outils ils achètent eux-mêmes : les logiciels de conception et les plateformes de réservation échappent facilement à ce qu'on appelle « les TI ».
Les lignes par utilisateur suivent l'effectif. Une personne qui arrive en juillet a besoin d'environ six mois de service cette année-là, plus un ordinateur, sa configuration et sa formation. Les coûts partagés, comme le pare-feu ou la connexion Internet, ont leurs propres lignes.
L'exemple suivant imagine un bureau de 12 personnes. Tous les chiffres sont des hypothèses de planification inventées, en dollars canadiens, avant taxes. Ils montrent le calcul. Ce ne sont ni des références du marché, ni une soumission de Syslogic, ni un montant recommandé par employé.
Hypothèses :
| Ligne | Catégorie | Base illustrative | Annuel (CAD) |
|---|---|---|---|
| Licences Microsoft 365 | Logiciels et infonuagique | 12 utilisateurs x 30 $/mois x 12 | 4 320 |
| Autres logiciels d'affaires | Logiciels et infonuagique | total supposé | 3 000 |
| Protection des postes | Cybersécurité et reprise | 12 appareils x 6 $/mois x 12 | 864 |
| Sécurité du courriel et sauvegarde | Cybersécurité et reprise | 12 utilisateurs x 8 $/mois x 12 | 1 152 |
| Soutien et administration | Soutien et administration | 1 000 $/mois x 12, portée ci-dessus | 12 000 |
| Visites sur place et configuration | Soutien et administration | total supposé | 1 500 |
| Internet et abonnements réseau | Matériel et infrastructure | 150 $/mois + 600 $/an | 2 400 |
| Coûts récurrents annuels | 25 236 | ||
| Équipement prévu : 5 portables à remplacer | Matériel et infrastructure | 5 x 1 600 $ | 8 000 |
| Étude et correctifs du Wi-Fi | Projets et changements prévus | estimation supposée | 2 500 |
| Imprévus | Ligne distincte | voir la section sur les imprévus | 2 000 |
| Budget TI annuel illustratif | 37 736 |
Dressez la liste des portables, ordinateurs de bureau, stations d'accueil, serveurs et équipements réseau, avec l'âge, la garantie, l'état, l'utilisateur et toute application qui dépend de l'appareil. Le moment du remplacement dépend de ces faits, du soutien logiciel et du rôle de la personne : un portable utilisé en rendez-vous clients ne mérite pas la même attention qu'un écran de rechange.
Deux chiffres comptent. La réserve de remplacement divise le coût d'achat par le nombre d'années de service prévu. Dans l'exemple, 12 portables à 1 600 $ sur un cycle supposé de quatre ans donnent 4 800 $ par an. Les sorties de fonds de l'an prochain viennent de l'inventaire : cinq portables achetés ensemble arrivent à échéance ensemble, et le calendrier affiche 8 000 $. Le budget retient les 8 000 $. Ajouter la réserve par-dessus compterait deux fois les mêmes achats.
Chaque achat devrait inclure la livraison, la configuration, le transfert des données et l'élimination sécuritaire de l'ancien appareil. L'article de Syslogic sur Windows 10 au travail explique comment inventorier les postes qui ne peuvent pas être mis à niveau.
Pour chaque abonnement, notez l'objet, le responsable, la quantité, la date de renouvellement, la devise et la durée d'engagement. Comparez les licences achetées et les licences attribuées : les postes de personnes parties sont un bon endroit où chercher des économies.
Certains abonnements, dont ceux de Microsoft, distinguent l'engagement mensuel de l'engagement annuel, y compris l'engagement annuel payé mensuellement. Une facture mensuelle ne permet donc pas toujours de réduire le nombre de licences chaque mois : vérifiez les conditions avant de budgéter des économies. La tarification peut dépendre des utilisateurs, des appareils, du stockage ou de l'utilisation ; pour les services à l'utilisation, la consommation récente est un meilleur guide que la dernière facture multipliée par douze.
Pour les montants facturés en dollars américains, documentez le taux de change retenu. Traitez la TPS et la TVQ de la même façon dans tout le budget (avant taxes, comme dans l'exemple) et confirmez l'approche avec la personne qui prépare vos prévisions financières.
Commencez par ce que l'entreprise aurait du mal à perdre ou à exposer : dossiers de clients, fichiers financiers, renseignements sur les employés. Demandez-vous combien de temps vous pourriez fonctionner sans courriel, sans comptabilité ou sans téléphones. Ces réponses guident les dépenses de protection et de reprise.
Vérifiez d'abord ce que vos licences incluent déjà. Quelqu'un doit encore configurer chaque fonction et réagir à ses alertes, et ce travail appartient au budget, tout comme le temps consacré aux tests de restauration. Les exigences d'une assurance cyberrisques sont une autre source d'information : l'article de Syslogic sur le questionnaire d'assurance explique comment établir ce qui est en place, et votre courtier peut répondre aux questions de couverture.
Si votre entreprise détient des renseignements personnels, la Loi 25 ajoute des tâches qui se chiffrent en temps : prendre des mesures de sécurité raisonnables (art. 10 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé), tenir à jour le registre des incidents de confidentialité et savoir qui, chez vous, agit comme responsable de la protection des renseignements personnels. Par défaut, c'est la personne ayant la plus haute autorité dans l'entreprise, sauf délégation écrite. Prévoyez le temps pour la procédure en cas d'incident et pour la formation du personnel. Ce texte n'est pas un avis juridique : confirmez vos obligations auprès de votre conseiller ou de la Commission d'accès à l'information.
Les modèles courants sont l'employé interne, l'aide ponctuelle facturée à l'heure ou à l'incident, et l'entente continue d'infogérance ou de soutien partagé avec votre équipe interne. L'article de Syslogic sur l'infogérance et le dépannage à la pièce explique les différences ; cette section porte sur la comparaison des soumissions. Un employé coûte un salaire, des charges sociales, des outils, de la formation et un remplacement pendant ses vacances. L'aide ponctuelle demande une provision pour le travail probable. Une entente demande une portée claire.
Un forfait mensuel prévisible facilite la planification, mais il ne dit quelque chose qu'une fois sa portée connue. Posez les mêmes questions à chaque fournisseur :
Une entreprise de Montréal devrait aussi confirmer ses besoins de soutien sur place et en français avant de comparer les propositions. Si une adjointe administrative joue le rôle de personne-ressource en TI, notez ce temps, même s'il figure déjà dans la paie.
Un déménagement, une migration vers l'infonuagique, une mise à niveau du réseau ou une nouvelle application demandent leur propre estimation et leur propre échéancier, qui couvrent la planification, l'installation, la migration des données, les tests et la formation. Demandez si l'ancien et le nouveau service se chevaucheront et si l'estimation inclut le retrait de l'ancien système. Quand la portée est incertaine, inscrivez une fourchette et la décision qui permettra de la préciser.
La provision pour imprévus est un montant en dollars lié à des incertitudes précises : équipement sans garantie, embauches possibles, consommation infonuagique variable ou estimations de projet incomplètes. Les remplacements connus vont dans le calendrier d'achats. Dans l'exemple, les 2 000 $ couvrent trois incertitudes supposées : un pare-feu hors garantie, la panne hâtive d'un portable ne faisant pas partie des cinq prévus, et une estimation du Wi-Fi qui n'est pas définitive. Notez ce que couvre votre provision et qui peut en autoriser l'utilisation.
Avant d'approuver le total, vérifiez les licences de personnes parties, les coûts d'accueil des nouveaux employés, l'équipement de rechange, les renouvellements de noms de domaine et de certificats, la documentation et les accès administrateur. Copiez ensuite le tableau ci-dessous. Notez les dates de paiement à côté des totaux annuels pour que les renouvellements ne créent pas de surprise de trésorerie, et signalez chaque inconnue. Une première version avec des lacunes visibles est un bon résultat ; réunir l'information peut prendre plus de temps que le calcul.
Révisez les dépenses réelles chaque trimestre, et de nouveau lorsque l'effectif, les sites ou les systèmes changent. Si vous souhaitez un second regard sur vos hypothèses, Syslogic peut revoir avec vous vos services actuels, votre équipement et vos changements prévus. Apportez vos factures et vos questions, et Communiquez avec Syslogic pour du soutien informatique PME à Montréal.
